特許事務ブログ

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2020.12.24

シリーズ【特許事務を仕事にする】 60:来年のテーマ

特許事務のお仕事

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こんにちは。今日はクリスマスイブですね。今年はおうちクリスマスを楽しみましょう♪

シリーズ【特許事務を仕事にする】について、少し時間があいてしまいましたが、来年からまた更新していきたいと思います。

特許事務の仕事の一つにデータベースの特許管理システムへの入力業務があります。企業の知財部では、毎日のように特許事務所からメールや郵便で知財の手続に関する書類が届きます。それを一通一通見て、何の書類かを把握し、必要な処理を行います。包袋に登録する(各案件のフォルダに保存する)だけの書類もあれば、書誌的事項(番号や日付など)を特許管理システムに入力したり、期限日を管理したりする必要がある書類もあります。
期限の管理については、事前に設定していれば、システムに日付を入力すると期限日を自動計算してくれるものもありますが、その場合でも、"起算日"を入力しないことには期限日を管理することはできません。

そのため、特許事務は、書類を見てどんな処理が必要かを理解している必要があります。また、国ごとに法制度があり、国によって手続の流れや制度が異なりますので、それぞれのルールに沿って処理をしなければいけません。国内外の制度やルールすべてを完璧に頭に入れておかないといけないわけではありませんが(もちろん、できるのであれば、それに越したことはありません!)、日米欧については頭に入れておく方が処理速度は速くなりますし、効率的にも進められると思います。日本の手続が基本となりますので、まずは日本の手続からですね。そこで、来年は「特許でよく扱う書類の解説」をしていこうと思っています。どうぞお楽しみに。

さて、今年も残すところあと1週間となりました。今年は色々と制限されて、大変な1年でしたが、視点を変えて見ると、在宅やリモートでの勤務など働き方の改革が進んだように思います。物理的な距離があってもオンラインで簡単に顔を合わせることができるようになったのも今年ならではでしたね。

今年もお世話になりました。来年もよろしくお願いいたします。
どうぞよいお年をお迎えください!

2020.12.02

シリーズ【特許事務に自動化を取り入れる】 6: 特許事務担当者がRPAを学習して良かったこと

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは。RPAセミナー講師のK.Mです。
今回はタイトルの通り、私がRPAを学習して良かったと思っていることをご紹介します。それは、自分の中で何となくのイメージしかなかった「プログラミング的思考」「論理的思考」を実際に活用できたことです。

ご存じの通り、公立小学校では2020年度からプログラミング教育が必修化されました。もう10年もしないうちに、そのような教育を受けた子どもたちが社会に出てくるということです。彼らと一緒に働くことになる私たち大人も、プログラマーではないから、子どもの頃にプログラミング教育がなかったからといって何もしなくて良いわけではないと思います(小学校で英語が必修になったときの社会の空気と似ていますが、「大人のプログラミング教育」は「大人の英語教育」よりもまだ熱量が高くないと感じています)。私もプログラミング的思考とはどのようなものなのか何となく知ってはいましたが、実践でそれを確かめる機会はなかなかありませんでした。

そこで、まずはプログラミング経験がない人でも操作しやすいRPAツールに触れてみることをおすすめします。職場でのRPA学習は、業務が楽になるのはもちろんのこと、プログラミング経験のない大人が「プログラミング的思考」「論理的思考」を身につけるという副産物ももたらしてくれると思っています。もちろん長くお仕事をされている方は、無意識のうちにそのような思考が身についている場合も多々あるかもしれませんが、ロボットに正しく指示を出す必要があるRPAを学習することによって、頭の中の業務手順等がより整理され、磨かれることと思います。

RPA学習で身につけた「プログラミング的思考」「論理的思考」をRPA以外の業務に応用できる例として、私が実際に行った改善を挙げると、①手順を組み替えても支障がない業務(特許証のスキャンと電子包袋保管の手順)をより効率的になるように組み替える、②複数案件を処理する際の繰り返しの箇所を業務マニュアルに示す、などがあります。
①については、従来のマニュアル通りだと、紙書類を一度クリップで留めた後で再度外して留めるという作業が発生していました。疑問を持ち確認したところ、2回のクリップ留めの間にあるスキャン作業を先に行っても問題なさそうだったので、それ以降はクリップ留めの手順を1回削減しました。知財の仕事では紙を扱うこともまだ多いですが、プログラミング的思考を応用して紙書類の扱いも効率化できたら合理的です。②については、従来のマニュアルは1件ずつ処理するかのように書かれていましたが、繰り返し箇所を明記したことで、新しいメンバー(ロボットかもしれません)が加わった場合にもスムーズに仕事を教えられることでしょう。

プログラミング的思考をほかのことに応用できる例はまだまだあります。普段の生活の例としてよく挙げられるのが、料理の手順です。食材を切り、火を通し、柔らかくなったかどうか確認し、味付けをしてみてちょうど良いかどうか確認する・・・これのどのあたりがプログラミング的思考なの?と思われた方、身につけた思考は思いもよらない部分で役立つこともあるので、一度学習してみてはいかがでしょうか。

私が講師を務めるオンラインセミナーは、12月も引き続き行っています。よろしければご参加ください。
http://www.a-ibs.com/patentblog/cat18/rpa-1.html
(K.M)

2020.11.30

RPAオンラインセミナーのご案内

お知らせ

知財事務、思い切って"ロボット"に任せてみませんか?

弊社では知財業務の"何とかしたい!困った!!"を解決するため、無料のセミナーを定期開催しています。

「どうすれば知財事務を安定させることができるのか?」
20年以上、様々な知財事務サービスを開発する中で、ようやく解決できるツールが登場しました。それがRPA(Robotic Process Automation)です。
しかしながら、単にRPAツールを導入してロボット化するだけで知財事務が安定するわけではありません。今回のセミナーでは、RPA 成功の秘訣と事例をご紹介するだけでなく、参加者のみなさまに実際にシナリオ作成を体験していただく機会を設けました。
セミナー後に個別相談をお受けすることも可能です。知財業務のお困りごとについて、ぜひお気軽にご相談ください 。

*セミナーのリーフレットはこちら

◆セミナーカリキュラム

第1部
 14:00~14:30
RPA成功の秘訣と事例紹介
~知財業界でRPA が浸透しないホントの理由とは?~
・成功の秘訣は●●●●体制
・RPA の浸透を阻害するボトルネックとは?
・知財事務自動化の事例紹介
第2部
 14:30~17:00
WinActor® シナリオ作成体験!
テーマ:GooglePatents 文献検索とダウンロード
自動化するときに最低限必要な"2 つ"のテクニックを RPA 技術者があなたに伝授します。セミナー受講後は、あなたが担当している業務の自動化が具体的にイメージできるようになります。

◆開催概要
【開催方法】 オンラインセミナー
【ツール】  Microsoft Teams
【開催日】  2020年12月~2021年3月の開催日は下記のとおりです

12/3(木) 12/10(木) 12/17(木) 12/24(木)
1/14(木) 1/21(木) 1/28(木)
2/4(木) 2/18(木) 2/25(木)
3/4(木) 3/11(木) 3/18(木) 3/25(木)


【開催時間】 14時~ 17時
【参加費】  無料
【定 員】  1社あたり6名様まで
【主催者】  (株)アビリティ・インタービジネス・ソリューションズ
【事前準備】 ご参加される方のPCにMicrosoft TeamsとWinActor®試使用版のインストールが必要となります。インストールの可否について、事前に関係部署へのご確認をお願いします。
【その他】  音声のみ(カメラオフ)でのご参加も可能です。また、職場のご状況にもよりますが、会議室ではなく自席での参加も可能です。

※WinActor®試使用版は、セミナー参加予定日の数日前にお送りします。データ容量が大きいため「データ便」というクラウドサービスを使ってお送りします。
※WinActor®試使用版の利用は30日間限定となります。
※WinActor®が動作する上で必要な設定(ブラウザ等)がございますので、試使用版をお送りするときにあわせてお知らせします。

◆お申し込み方法
メールに以下の項目をご記入の上、お申し込み先のメールアドレスにお送りください。
①御社名 ②部署名 ③代表者氏名(参加人数) ④電話番号 
⑤メールアドレス ⑥導入予定/導入済のRPA ツール名

◆お申し込み/お問い合わせ先
(株)アビリティ・インタービジネス・ ソリューションズ
担当:有廣 香里
Email:karihiro@a-ibs.com
Tel(携帯):090-4149-3898

2020.11.26

シリーズ【特許事務に自動化を取り入れる】 5:小さなことからコツコツと

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは。11月だというのに気温が高くなる日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか?
さて今回は、知財事務においてPC作業をするときに、個人的に便利だと思う機能をご紹介したいと思います。

知財事務のお仕事では、Excel上で大量のデータ(知財管理情報)を確認したり処理したりすることが多いです。というのも、知財で扱うデータは知財管理システムや特許庁または商用のデータベースに入っているため、必要なデータをエクスポートして確認したり、複数案件の情報を取り出して関係者間でやり取りしたりします。
ですので、大きな単位のデータを使って入力作業やチェック作業が発生することも日常的です。こういった作業時に注意したいのは、データ上のどこを見ていたのか、どこまで作業をしたのか処理状況を示しておかないと、自分でも訳が分からなくなることです。

私は、作業や確認済の目印として該当のセルや行自体をグレーに塗りつぶす作業をよくしていたのですが、いちいち操作が面倒になったので、このグレーに塗りつぶす操作を「個人用マクロブック」のショートカットキーに割り当てています。いちど設定しておけば、どのブックを開いているときでも使うことができるので便利です。(個人用マクロの作成は、Excelのマクロの記録を使うと簡単です。設定したことの無い方は、いちどググってみてください)
ちょっとしたことですが、毎度、マウス操作で[ホーム] タブの [塗りつぶしの色] をクリックし、さらに目的の色を探してクリックする、という手間がなくなるので効率がよいです。

また、自動化とまではいかないですが、知財事務の業務でExcel作業をする際に便利だと思うショートカットキーの一例を挙げてみました。定番のコピーや貼り付け以外にも、日常的に使うものほど覚えておくと便利だと思います。

 すぐ上のセルと同じデータを入力したい → 上のセルをコピペ [Ctrl]+[D]キー
 日付を西暦の形式で簡単に入力したい  → 本日日付の入力  [Ctrl]+[;]キー
 大量のデータから特定の番号を見つけたい→ 検索ダイアログを表示 [Ctrl]+[F]キー
 データをこまめに保存しておきたい   → ファイルを上書き保存 [Ctrl]+[S]キー

普段のPC作業はもちろんですが、RPAでのシナリオ作成においてもキーボード操作によるショートカットキーの活用が役立つ場面が多くあります。
一つ一つは小さなことかもしれませんが、使用頻度が多いほどその価値は高くなると思います。キーワードは繰り返しですね。
もし業務に活用できそうなものがあれば、是非取り入れてみてはいかがでしょうか。ご参考になれば幸いです!
(TY)

2020.11.18

シリーズ【RPAツールを使ってラクをしよう】 3

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは、RPA技術者です。前回のこのシリーズでは「業務の中の小さな繰り返しを見つけよう」というお話をしました。
今回は「似たような繰り返しはあるんだけど、微妙に違うところがあるのよね」というよくある事態にRPAで対応するにはどうすればよいか、というお話をします。

前回、エクセルに「整理番号と登録番号、登録日」が10行分記載されているとき、これを知財管理システムに入力するという作業 ↓
1)知財管理システムを起動してログインする
2)検索ページを開いて整理番号を入力し、案件検索する
3)登録情報入力ページに移動する
4)登録番号と登録日を入力する
5)案件登録する
6)知財管理システムからログアウトする
に関して、2)~5)に繰り返しがあることに気付こう、というお話をしました。

では、エクセルに記載されている内容が日々変わるとしたらどうなるでしょう。
例えば、
 〇月〇日 整理番号、登録番号、登録日
 〇月△日 整理番号、出願番号、出願日、備考
 ×月〇日 整理番号、出願番号、出願日、登録番号、登録日
のような元データをRPAを使って知財管理システムに自動入力することは可能なのでしょうか?

答えは「可能」です。
①入力フォーマットを決める(エクセルに記載することを想定しています)

日付整理番号出願番号出願日登録番号登録日備考
〇月〇日00012020-000012020/1/1
〇月△日00042016-123452016/1/26 未請求
×月〇日12342013-123452013/1/2561828762017/8/4

②エクセルからセルの内容を取り出し、「if」セルが空白だったらその項目は知財管理システムに入力しない
 
「if」と書きましたが、これが「条件分岐」のキーワードです。エクセルの関数やマクロを使ったことがある方なら、if文もお使いになったことがあるのではないでしょうか。
  If 今日が月初の1日だったら
  If エクセルの特定のセル内容に記載された顧客が△△株式会社だったら
  If 割り算の分母に来る値がゼロだったら
条件に該当するときと、そうでないときで処理を分けますよね。

RPAでも条件を設定して、その条件に該当するときとそうでないときで処理を分岐させることができるのです。
条件が単純ではない場合、例えば
  If 出願国が日本だったら
  そうではなくて米国だったら
  そうではなくて中国だったら
  そうではなくてヨーロッパだったら
  ・・・・・
のような場合も記述することができます。

あっ、じゃあ、あの作業は自動化できるのかな?と思ったあなた、アビリティ・インタービジネス・ソリューションズに相談してみませんか?
(MH)