特許事務ブログ

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2019.10.24

シリーズ【特許事務を仕事にする】 25:ミスができない仕組みを作る

特許事務のお仕事

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さて、今回は、知財事務の仕事の話に戻りたいと思います。

知財事務の仕事の基本は、発生した日付や案件の番号などを知財管理システム(データベース)に正しく入力することです。

これがきちんとできなければ至るところで確認作業が発生し、結果的に「こんなにミスのあるデータは信用できない」という状況になってしまいます。

「ミスがなくて当たり前」と考えられる知財事務ですが、ミスを皆無にするのは意外と難しいです。

以前お話を伺った、ある特許事務所の所長さんによると、ミスをしたくてもミスができない仕組みとして、チェックリストを活用されているということでした。

作業が終わるときにチェックリストを必ず見るようにするという運用を守れば、チェックリストに該当しないものがあったときに、チェックリストが更新されていないのか、事務手続が間違っているのか、というのが発見できます。

人はミスをするものという前提で、ミスが発生するのを防ぐための仕組みやミスを顕在化できる仕組みが必要なんですね。ミスを恨んで人を恨まず。