特許事務ブログ

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2021.04.21

シリーズ【自動化の事例紹介】 3:案件リストからのデータ入力

知財事務の自動化(RPA活用)

知財業務でどのようにRPAを取り入れられるのかあまりイメージが湧かない・・・というかたへ、弊社で作ったシナリオを動画でご紹介します!
"百聞は一見にしかず"というように、一度見ていただく方がイメージしやすいかと思います。

例えば、会社の吸収合併などで、吸収される側が保有していた知財のデータを自社の知財管理システムに入力しなければならない場合を考えてみましょう。ほんの数件であれば手入力できると思いますが、数十件を手入力、しかも、ミスなく正確に入力しなければならないとしたら、とても大変ですよね。時間的にも、精神的にも負荷がかかると思います。

「ロボットが代わりに入力してくれたらいいな・・・」そんな事務担当者の声をもとに作られたのが以下のシナリオです。繰り返し作業などロボットが得意なことはロボットに任せたほうが効率的ですよね。

◆案件リストからのデータ入力

RPAツールであるWinActor®を使って、Excelの対象案件リストから必要情報を取得し、知財管理システム ATMS PROPASへ入力します。

RPA04.png

 

☆ご参考☆
RPAによって業務の効率化、省力化をはかれます。もっと詳しく知りたい!という方は、こちらをご覧ください。 ⇒ 知財事務.com/rpa02

2021.04.07

シリーズ【自動化の事例紹介】 2:外国出願要否検討リマインド

知財事務の自動化(RPA活用)

前回から引き続き、知財業務でどのようにRPAを取り入れられるのかあまりイメージが湧かない・・・というかたへ、弊社で作ったシナリオを動画でご紹介します。
"百聞は一見にしかず"というように、一度見ていただく方がイメージしやすいかと思います。

日本への特許出願後、管理しなければならない期限の一つに優先権主張期限があります。「現在使っている特許管理システムは変えられないけれど、出願から6か月経過した日本出願案件について、外国出願要否検討のリマインドのメールを送ってくれたらいいな・・・」そんな事務担当者の声をもとに作られたのが以下のシナリオです。

◆外国出願要否検討のリマインド

RPAツールであるWinActor®を使って、知財管理システム ATMS PROPASから、出願から6ヶ月経過した日本出願案件を抽出し、関係者に対象案件のリストをメール送信します。


 

☆ご参考☆
もっと詳しく知りたい!という方は、こちらをご覧ください ⇒ 知財事務.com/rpa02

2021.03.31

シリーズ【自動化の事例紹介】 1:審査請求期限のリマインド

知財事務の自動化(RPA活用)

RPAを使って業務を自動化できることは分かるんだけど、実際どんなことができるのかあまりイメージが湧かない・・・というかたもいらっしゃるかと思います。

知財業務でどのようにRPAを取り入れられるのか、もっとイメージしやすいように、弊社で作ったシナリオを動画でご紹介します。"百聞は一見にしかず"というように、一度見ていただく方がわかりやすいかと思います。

期限管理の中で重要な期限のひとつに審査請求期限があります。「現在使っている特許管理システムは変えられないけれど、未審査請求の案件について、期限が近づいてきたら、リマインドのメールを送ってくれたらいいな・・・」そんな事務担当者の声をもとに作られたのが以下のシナリオです。

◆審査請求期限のリマインド

RPAツールであるWinActor®を使って、知財管理システム ATMS PROPASから、所定期間に期限が到来する未審査請求の案件を抽出し、関係者に対象案件のリストをメール送信します。


 

☆ご参考☆
もっと詳しく知りたい!という方は、こちらをご覧ください ⇒ 知財事務.com/rpa02

2020.12.02

シリーズ【特許事務に自動化を取り入れる】 6: 特許事務担当者がRPAを学習して良かったこと

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは。RPAセミナー講師のK.Mです。
今回はタイトルの通り、私がRPAを学習して良かったと思っていることをご紹介します。それは、自分の中で何となくのイメージしかなかった「プログラミング的思考」「論理的思考」を実際に活用できたことです。

ご存じの通り、公立小学校では2020年度からプログラミング教育が必修化されました。もう10年もしないうちに、そのような教育を受けた子どもたちが社会に出てくるということです。彼らと一緒に働くことになる私たち大人も、プログラマーではないから、子どもの頃にプログラミング教育がなかったからといって何もしなくて良いわけではないと思います(小学校で英語が必修になったときの社会の空気と似ていますが、「大人のプログラミング教育」は「大人の英語教育」よりもまだ熱量が高くないと感じています)。私もプログラミング的思考とはどのようなものなのか何となく知ってはいましたが、実践でそれを確かめる機会はなかなかありませんでした。

そこで、まずはプログラミング経験がない人でも操作しやすいRPAツールに触れてみることをおすすめします。職場でのRPA学習は、業務が楽になるのはもちろんのこと、プログラミング経験のない大人が「プログラミング的思考」「論理的思考」を身につけるという副産物ももたらしてくれると思っています。もちろん長くお仕事をされている方は、無意識のうちにそのような思考が身についている場合も多々あるかもしれませんが、ロボットに正しく指示を出す必要があるRPAを学習することによって、頭の中の業務手順等がより整理され、磨かれることと思います。

RPA学習で身につけた「プログラミング的思考」「論理的思考」をRPA以外の業務に応用できる例として、私が実際に行った改善を挙げると、①手順を組み替えても支障がない業務(特許証のスキャンと電子包袋保管の手順)をより効率的になるように組み替える、②複数案件を処理する際の繰り返しの箇所を業務マニュアルに示す、などがあります。
①については、従来のマニュアル通りだと、紙書類を一度クリップで留めた後で再度外して留めるという作業が発生していました。疑問を持ち確認したところ、2回のクリップ留めの間にあるスキャン作業を先に行っても問題なさそうだったので、それ以降はクリップ留めの手順を1回削減しました。知財の仕事では紙を扱うこともまだ多いですが、プログラミング的思考を応用して紙書類の扱いも効率化できたら合理的です。②については、従来のマニュアルは1件ずつ処理するかのように書かれていましたが、繰り返し箇所を明記したことで、新しいメンバー(ロボットかもしれません)が加わった場合にもスムーズに仕事を教えられることでしょう。

プログラミング的思考をほかのことに応用できる例はまだまだあります。普段の生活の例としてよく挙げられるのが、料理の手順です。食材を切り、火を通し、柔らかくなったかどうか確認し、味付けをしてみてちょうど良いかどうか確認する・・・これのどのあたりがプログラミング的思考なの?と思われた方、身につけた思考は思いもよらない部分で役立つこともあるので、一度学習してみてはいかがでしょうか。

私が講師を務めるオンラインセミナーは、12月も引き続き行っています。よろしければご参加ください。
https://www.a-ibs.com/patentblog/cat18/rpa-1.html
(K.M)

2020.11.26

シリーズ【特許事務に自動化を取り入れる】 5:小さなことからコツコツと

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは。11月だというのに気温が高くなる日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか?
さて今回は、知財事務においてPC作業をするときに、個人的に便利だと思う機能をご紹介したいと思います。

知財事務のお仕事では、Excel上で大量のデータ(知財管理情報)を確認したり処理したりすることが多いです。というのも、知財で扱うデータは知財管理システムや特許庁または商用のデータベースに入っているため、必要なデータをエクスポートして確認したり、複数案件の情報を取り出して関係者間でやり取りしたりします。
ですので、大きな単位のデータを使って入力作業やチェック作業が発生することも日常的です。こういった作業時に注意したいのは、データ上のどこを見ていたのか、どこまで作業をしたのか処理状況を示しておかないと、自分でも訳が分からなくなることです。

私は、作業や確認済の目印として該当のセルや行自体をグレーに塗りつぶす作業をよくしていたのですが、いちいち操作が面倒になったので、このグレーに塗りつぶす操作を「個人用マクロブック」のショートカットキーに割り当てています。いちど設定しておけば、どのブックを開いているときでも使うことができるので便利です。(個人用マクロの作成は、Excelのマクロの記録を使うと簡単です。設定したことの無い方は、いちどググってみてください)
ちょっとしたことですが、毎度、マウス操作で[ホーム] タブの [塗りつぶしの色] をクリックし、さらに目的の色を探してクリックする、という手間がなくなるので効率がよいです。

また、自動化とまではいかないですが、知財事務の業務でExcel作業をする際に便利だと思うショートカットキーの一例を挙げてみました。定番のコピーや貼り付け以外にも、日常的に使うものほど覚えておくと便利だと思います。

 すぐ上のセルと同じデータを入力したい → 上のセルをコピペ [Ctrl]+[D]キー
 日付を西暦の形式で簡単に入力したい  → 本日日付の入力  [Ctrl]+[;]キー
 大量のデータから特定の番号を見つけたい→ 検索ダイアログを表示 [Ctrl]+[F]キー
 データをこまめに保存しておきたい   → ファイルを上書き保存 [Ctrl]+[S]キー

普段のPC作業はもちろんですが、RPAでのシナリオ作成においてもキーボード操作によるショートカットキーの活用が役立つ場面が多くあります。
一つ一つは小さなことかもしれませんが、使用頻度が多いほどその価値は高くなると思います。キーワードは繰り返しですね。
もし業務に活用できそうなものがあれば、是非取り入れてみてはいかがでしょうか。ご参考になれば幸いです!
(TY)