特許事務ブログ

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2020.10.29

シリーズ【特許事務に自動化を取り入れる】 3:自動化検討の副産物

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは。急に寒くなってきましたね。季節の変わり目、体調にはお気をつけください。

さて、業務が手順化・ルール化できているかというのは知財事務においても大事ですが、自動化を検討するときにも大きなポイントになります。特にRPAは定型業務の自動化なので、決まった手順やルールのもとで行う業務でないとロボット化できません。

知財事務で扱う情報は、特許や意匠といった四法ごとに番号、日付、氏名、企業名、住所、手続書類名、ステータス、費用など本当に様々な種類があり、さらにその情報は日本だけでなく外国の国ごとに存在します。このような情報をルールなしに管理するのはどう考えても大変ですよね。。

手順がないと、いつ、なにを、どうすればよいのかわからないので業務が進められないですし、ルールがないと、いくつか選択肢があった場合に悩んだり調べたりしているうちに時間がかかったり、人によって異なるやり方で処理をしてしまうことに繋がります。知財事務は専門性のある業務のため、いつのまにかその人にしかできない業務内容になっていた、、といったことも発生します。
また、業務内容が共有されていないと、実は目的のない(必要ない)作業をしていることもあるかもしれません。業務標準化、そしてそれを徹底することは本当に大切ですね。
実際、企業の知財部門で特許事務の業務をしながら手順書を作成した際、個人でのやり方や認識の統一を図るだけでなく、既存業務の見直しも付随して行えたことが非常に有意義でした。

自動化を検討することは、(結果として自動化するかどうかに関わらず)今まで可視化できていなかった業務プロセスを形にする必要がでてくるので、既存運用の見直しに繋がるメリットがあります。
RPAや自動化はあくまで手法であって目的ではないので「業務改善や効率化をしたい!」といったときに、一つの手段として検討してみるとよいのではないでしょうか。思わぬ効果があるかもしれません。
(TY)