特許事務ブログ

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2020.11.26

シリーズ【特許事務に自動化を取り入れる】 5:小さなことからコツコツと

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは。11月だというのに気温が高くなる日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか?
さて今回は、知財事務においてPC作業をするときに、個人的に便利だと思う機能をご紹介したいと思います。

知財事務のお仕事では、Excel上で大量のデータ(知財管理情報)を確認したり処理したりすることが多いです。というのも、知財で扱うデータは知財管理システムや特許庁または商用のデータベースに入っているため、必要なデータをエクスポートして確認したり、複数案件の情報を取り出して関係者間でやり取りしたりします。
ですので、大きな単位のデータを使って入力作業やチェック作業が発生することも日常的です。こういった作業時に注意したいのは、データ上のどこを見ていたのか、どこまで作業をしたのか処理状況を示しておかないと、自分でも訳が分からなくなることです。

私は、作業や確認済の目印として該当のセルや行自体をグレーに塗りつぶす作業をよくしていたのですが、いちいち操作が面倒になったので、このグレーに塗りつぶす操作を「個人用マクロブック」のショートカットキーに割り当てています。いちど設定しておけば、どのブックを開いているときでも使うことができるので便利です。(個人用マクロの作成は、Excelのマクロの記録を使うと簡単です。設定したことの無い方は、いちどググってみてください)
ちょっとしたことですが、毎度、マウス操作で[ホーム] タブの [塗りつぶしの色] をクリックし、さらに目的の色を探してクリックする、という手間がなくなるので効率がよいです。

また、自動化とまではいかないですが、知財事務の業務でExcel作業をする際に便利だと思うショートカットキーの一例を挙げてみました。定番のコピーや貼り付け以外にも、日常的に使うものほど覚えておくと便利だと思います。

 すぐ上のセルと同じデータを入力したい → 上のセルをコピペ [Ctrl]+[D]キー
 日付を西暦の形式で簡単に入力したい  → 本日日付の入力  [Ctrl]+[;]キー
 大量のデータから特定の番号を見つけたい→ 検索ダイアログを表示 [Ctrl]+[F]キー
 データをこまめに保存しておきたい   → ファイルを上書き保存 [Ctrl]+[S]キー

普段のPC作業はもちろんですが、RPAでのシナリオ作成においてもキーボード操作によるショートカットキーの活用が役立つ場面が多くあります。
一つ一つは小さなことかもしれませんが、使用頻度が多いほどその価値は高くなると思います。キーワードは繰り返しですね。
もし業務に活用できそうなものがあれば、是非取り入れてみてはいかがでしょうか。ご参考になれば幸いです!
(TY)