特許事務ブログ

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2020.11.18

シリーズ【RPAツールを使ってラクをしよう】 3

知財事務の自動化(RPA活用)

こんにちは、RPA技術者です。前回のこのシリーズでは「業務の中の小さな繰り返しを見つけよう」というお話をしました。
今回は「似たような繰り返しはあるんだけど、微妙に違うところがあるのよね」というよくある事態にRPAで対応するにはどうすればよいか、というお話をします。

前回、エクセルに「整理番号と登録番号、登録日」が10行分記載されているとき、これを知財管理システムに入力するという作業 ↓
1)知財管理システムを起動してログインする
2)検索ページを開いて整理番号を入力し、案件検索する
3)登録情報入力ページに移動する
4)登録番号と登録日を入力する
5)案件登録する
6)知財管理システムからログアウトする
に関して、2)~5)に繰り返しがあることに気付こう、というお話をしました。

では、エクセルに記載されている内容が日々変わるとしたらどうなるでしょう。
例えば、
 〇月〇日 整理番号、登録番号、登録日
 〇月△日 整理番号、出願番号、出願日、備考
 ×月〇日 整理番号、出願番号、出願日、登録番号、登録日
のような元データをRPAを使って知財管理システムに自動入力することは可能なのでしょうか?

答えは「可能」です。
①入力フォーマットを決める(エクセルに記載することを想定しています)

日付整理番号出願番号出願日登録番号登録日備考
〇月〇日00012020-000012020/1/1
〇月△日00042016-123452016/1/26 未請求
×月〇日12342013-123452013/1/2561828762017/8/4

②エクセルからセルの内容を取り出し、「if」セルが空白だったらその項目は知財管理システムに入力しない
 
「if」と書きましたが、これが「条件分岐」のキーワードです。エクセルの関数やマクロを使ったことがある方なら、if文もお使いになったことがあるのではないでしょうか。
  If 今日が月初の1日だったら
  If エクセルの特定のセル内容に記載された顧客が△△株式会社だったら
  If 割り算の分母に来る値がゼロだったら
条件に該当するときと、そうでないときで処理を分けますよね。

RPAでも条件を設定して、その条件に該当するときとそうでないときで処理を分岐させることができるのです。
条件が単純ではない場合、例えば
  If 出願国が日本だったら
  そうではなくて米国だったら
  そうではなくて中国だったら
  そうではなくてヨーロッパだったら
  ・・・・・
のような場合も記述することができます。

あっ、じゃあ、あの作業は自動化できるのかな?と思ったあなた、アビリティ・インタービジネス・ソリューションズに相談してみませんか?
(MH)